Ausschreibungen und Anfragen

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Kommunen ist es oft vorgeschrieben , zum Jahresanfang oder vor der Beschaffung von größeren Mengen, Ausschreibungen zu veranstalten.

Das Ziel einer Ausschreibung ist, dass möglichst viele Unternehmen miteinander konkurrieren und dadurch der günstigste Lieferant ermittelt werden kann.

In der Regel finden Jahresausschreibungen ab November das Vorjahres statt, damit man das Ergebnis noch in den Haushaltsplänen des Folgejahres berücksichtigen kann.


Manche Ausschreibungen werden aber so di­let­tan­tisch verfasst , dass die Ausschreibung keinen Sinn ergibt

Drei der üblichen Fehler:
1) Es wird nur eine Grammatur angegeben
Als Qualität wird "80g/qm" angegeben. Damit werden einerseits andere Grammaturen ausgeschlossen und andererseits ist es auch keine Qualitätsangabe.

Jeder wird "das billigste Zeug" anbieten. In der Regel wird es dann neutrales "NoName" in wechselnden Qualitäten sein.
Qualität , Weiße, Laufverhalten , nachhaltige Herstellung .. all das spielt keine Rolle mehr , wenn "80g/qm" angegeben werden.

2) Es wird nur ein ganz bestimmtes Papier angegeben
Für "Marke X" gibt es einen Markeninhaber , der alleine die Preise vorgibt. Der Ausschreiber ist dem Markeninhaber faktisch ausgeliefert , da dieser auch bestimmen kann , wer seine Marke zu welchem Preis bekommt.
Gleichzeitig kann er sich auch vorbehalten , dass er bestimmte Aufträge ablehnen kann.

Der Markeninhaber gewinnt automatisch jede Ausschreibung für seine Marke. Entweder werden Mitbewerber automatisch ausgeschlossen , weil sie ja nicht die Marke führen , oder der Markeninhaber muss den Preis nur auf dem Niveau angeben, auf dem er normalerweise Vertriebe beliefert.

Schlaue Ausschreiber schreiben zur Qualität "vergleichbar mit Sorte X".

Dadurch wird wirklich eine Qualität angegeben , bei der die Grammatur aber keine vorrangige Rolle spielt.
Hinweis: Papierqualitätsstufen orientieren sich nicht an der Grammatur, sondern am Weißegrad.


3) Es wird eine Preisgarantie verlangt
Das ist eigentlich verständlich , da es nötig ist , um das Budget entsprechend zu planen.

Viele Ausschreiber orientieren sich aber an den Gepflogenheiten der "reinen Papierbranche" , die immer noch mit Jahresabnahmemengen rechnet, da sie Tonnageverträge mit den Papiermühlen abschließen.

Die Rahmenbedingungen sind also auf einen speziellen Bereich zugeschnitten: Papier-Großvertriebe.

Mischvertriebe bekommen längst keine Jahrespreise mehr , sind aber in der Überzahl längst schon genauso lieferfähig und leistungsfähig wie die reinen Papiervertriebe.

Jahresmengen zu kaufen und einzulagern , ist heutzutage kaum mehr möglich und schadet auch der Papierqualität. Die Lagerkosten sind zu hoch dafür und das Papier leidet wenn es zu lange gelagert wird.

Die Ausschreibungen sind also erneut nur auf Großvertriebe abgestimmt , die regelmäßig Frischware zugeführt bekommen . Gleichzeitig sind sie auch nur auf diese Lieferanten zugeschnitten, weil nur sie immer den gleichen Preis für jede Menge bekommen.
Alle anderen müssen je nach Menge immer wieder andere Preise zahlen

In der Masse werden Ausschreibungen daher nur durch Papier-Großvertriebe gewonnen , weil die Rahmenbedingungen so speziell auf sie zugeschnitten sind, dass andere die Teilnahme gleich ablehnen .


Was den Ausschreibern aber nicht bekannt ist .. jetzt aber wohl endlich zu Ohren kommen wird ist:
Mischvertriebe ,die von einem Großvertrieb beziehen , stehen immer in engem Kontakt zum Großvertrieb.
Bekommen beide die gleiche Ausschreibung , kann der Großvertrieb gleich schon an der Preisanfrage für diese Großmengen sehen , dass der Mischvertrieb an der gleichen Ausschreibung teilnimmt.

Der Großvertrieb kennt also seinen Mitbewerber und dessen Einkaufspreise. Ist er fair gegenüber seinem Mischvertriebskunden , sagt er, dass er auch daran teilnimmt. Der Mischvertrieb wird sich i.d.R. dann daraus zurückziehen.

Herrscht kein gutes Verhältnis zueinander , gibt er in der Ausschreibung einfach den Einkaufspreis des Mischvertriebes an. Dieser wird nicht "unter Einkauf" anbieten = der Großvertrieb wird gewinnen und der Mischvertrieb ist schon vorher abgeschlagen.

Die meisten Großvertriebe halten aber guten und fairen Kontakt. Dadurch machen sich nur noch Mischvertriebe die Arbeit , wenn die Ausschreibungen einen Gewinn in einem anderen Bereich erahnen lassen durch den sie notfalls auch "Papier unter Einkauf" anbieten können.

Ausschreibungen sind also durch spezielle Rahmenbedingungen und wirtschaftliche
Zusammenhänge kein Mittel, den günstigsten Preis zu ermitteln.
Am Ende spielen sie sich nur noch unter den vielleicht 10 "Großen" in Deutschland ab ... und die Preise sind durchaus bedeutend höher als wenn "Kleine" mitmischen würden.

Ganz private Einlassung:
Verwaltungsfachangestellte haben eine andere Ausbildung und Prioritäten als gelernte Kaufleute .
Als Kaufmann kann man oft nur den Kopf darüber schütteln , wie viel Geld man da eventuell sparen könnte, wenn man es anders angehen würde.

Da ich hier "Pro Einkäufer" schreibe , ein Tipp für Einkäufer der Privatwirtschaft , die keiner allgemeinen Ausschreibungspflicht unterliegt


Ausschreibungen sind aufwändig, das weiß ich.

- Schreiben Sie jedoch trotzdem quartalsweise aus, damit Sie von fallenden Preisen profitieren können.
Gleichzeitig gewinnen Sie viel mehr Teilnehmer.

- Geben sie allen Teilnehmern gleichzeitig eine "zweite Chance" , indem sie ihnen allen den günstigsten Preis nennen , den Sie bekommen haben.
Dadurch werden einige von ihnen noch einmal neu kalkulieren und Sie erhalten durchaus noch bessere Preise.

In normalen Wettbewerb ist der Markt transparent. Anbieter und Kunden können gleichzeitig sehen "wo sie stehen".
Der "Papiermarkt" ist aber völlig intransparent , da die "richtigen Preise" nur direkt miteinander ausgehandelt werden.

"Was im Internet steht" hat keinerlei Relevanz. Dort sehen Sie kurzfristig gültige Preise, die sich jederzeit ändern können. Bei größeren Mengen sehen Sie Lieferzeiten , die inakzeptabel für den normalen Bezug sind.
Mit meinen Mitteln entdecke ich sogar Niedrigpreise , die Ihnen verborgen bleiben - obwohl ich auch nur mit meinem privaten Rechner arbeite.

Sie möchten durch Wettbewerb bessere Preise bekommen. Dazu müssen Sie mit Ihren Lieferanten zusammen arbeiten und ihnen Informationen liefern.
Ist der Markt nicht transparent, müssen Sie ihn durchschaubarer machen. Nur so können Sie möglichst viel Geld sparen

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Anfragen

Anfragen sind faktisch "kleine Ausschreibungen".

Auch hier haben manche Kommunen und Konzerne die Auflage , mindestens 3 Anfragen pro Bezug zu machen , bevor sie beim "Billigsten" einkaufen dürfen.

Bei vielen Anfragen kann man sehen , dass sich der Anfragende weder Gedanken noch Mühe macht.
Über Jahre hinweg läuft immer wieder die gleiche Anfrage in Kopie ein. Für Rückfragen ist keiner erreichbar oder zuständig.

Manche Anfrager sind dabei dann sogar noch so faul oder unfähig , dass Sie nicht einmal das Datum, bis wann die Anfrage beantwortet sein muss , bei der nächsten Kopie ändern.

Beispiel:
>> Anfrage vom 01.02.2015 , Abgabefrist 14.02.2014<<

Andere wollen scheinbar den Wettbewerb fördern , erreichen aber genau das Gegenteil
Sieht man in einer Mail gleich den Verteiler, an wen die Anfrage sonst noch gegangen ist , kann sich mancher zurückziehen wollen , weil sein eigener Vorlieferant dabei ist

Automatische Absagen , die an alle Angefragten verteilt werden
"Leider konnten wir Sie nicht berücksichtigen, da es ein günstigeres Angebot gab"

Es zeugt zwar von Höflichkeit , eine Absage zu erteilen , jedoch von Ignoranz , wenn man dabei nicht einmal darauf achtet, wer überhaupt die Anfrage beantwortet hat.
Oft genug bekommt man solche Absagen, obwohl es gar kein Angebot gegeben hatte.

Extrem kurze Abgabefristen

Beispiele:
>Absendung der Anfrage: 18:00 Uhr , Abgabefrist: Folgetag 08:00 Uhr<<
>Absendung der Anfrage: 08:00 Uhr , Abgabefrist: 09:00 Uhr<<

Hier scheint ein Einkäufer etwas versäumt zu haben , was der Anbieter wieder ausgleichen soll. Als "Ausnahme" stellt das kein Problem dar. Ist es jedoch der Dauerzustand zeugt es von einem "Ich Boss, du hast sofort zu gehorchen" Verhalten.

Wenn man nicht mit einem "Internet-Callcenter" zusammen arbeitet, das mit einem Knopfdruck fertige Angebote versendet, sollte man sich einmal Gedanken machen , dass eine Anfrage auch immer eine Bearbeitungszeit erfordert.

Im normalen Fall ist zwar jeder Kunde gleich wichtig , jedoch kann man auch nur in der Reihenfolge der Eingänge arbeiten. 20 Anfragen zur gleichen Zeit können eben nicht immer individuell in ein paar Minuten abgearbeitet werden.
Wird die Anfrage dann auch noch nach der (beiderseitig bekannten) eigentlichen Arbeitszeit von Anfrager und Angefragten automatisch gesendet, damit die Antwort zu Beginn beider Arbeitszeiten vorliegt , ist es einfach nur eine Zumutung .

Kommt dann , Minuten nach Arbeitsbeginn , noch eine "Erinnerung an die Abgabe eines Angebots" rein , ist es .. (denken Sie sich Ihren Teil , wie man das nenne würde)

Stellt sich dann bei einer Rückfrage zur Anfrage heraus, dass die Angebote erst Tage später ausgewertet werden sollen
>> Ich wollte das nur eben fertig haben, damit ich dann übermorgen in Ruhe dran gehen kann<<
Wird sich so mancher Angefragte durchaus überlegen wollen, mit welcher Priorität er zukünftig erneute Anfragen beantworten wird.

Pauschale Anfragen, die nur "Proforma" gemacht werden
Mancher Anfrager gibt unumwunden zu
>> Ich frage nur an, weil ich es muss. Am Ende spreche ich mit meinem Lieblingshändler, damit ich wieder bei ihm einkaufen darf<<

Nein, das ist kein konstruiertes Beispiel, sondern eine echte Aussage gewesen.
Auch wenn man sich "vor den Kopf gestoßen fühlt" , ist es doch wenigstens eine offen und ehrliche Aussage.

Es ist durchaus üblich, dass man Preise noch einmal revidieren lässt. Es ist auch üblich, dass man immer wieder "Wege und Mittel" findet, um nicht "bei Fremden" einkaufen zu müssen. Es ist auch "rein menschlich" , wenn man lieber mit einem anderen zusammen arbeiten möchte.

Es ist jedoch nicht "Sache des Angefragten", sich darüber ein Urteil bilden zu wollen. Wenn es irgendwann dem Arbeitgeber des Anfragenden zu Ohren kommt, ist es sein Problem.

Für den Angefragten ergibt sich jedoch aus diesem Verhalten ein völlig unnötiger Arbeitsaufwand. Er weiß ja bereits vorher , dass "getrickst" wird und er keine Chance bekommen wird.

Wenn man vorher weiß, dass es nur eine "obligatorische Anfrage" ist, kann man sich das merken/vermerken. Beim nächsten Mal kann man dann immer noch entscheiden, ob man dem Anfrager "den Gefallen tun will" .. indem man "einfach irgendwas" als Angebot absendet oder die Anfrage komplett ignoriert.

Völlige Ignoranz des Angefragten
Mir persönlich ist mindestens eine Kommune bekannt , die seit Jahren immer wieder Anfragen schickt.
Obwohl bereits von Anfang an klar ist, dass eine Angebotsabgabe nicht infrage kommt, laufen die Anfragen weiterhin ein. Selbst auf die Bitte , die Adresse "aus dem Verteiler zu nehmen" ( "Ja gerne, mache ich sofort" ) laufen die nächsten Jahre immer wieder gleichartige oder identische Anfragen ein.

Der Anfrager ignoriert also jeden Wunsch des Angefragten und macht sich nicht einmal die Mühe, die Adresse zu löschen - erwartet aber immer wieder Antworten.

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Liebe Einkäufer ,
Sie haben jetzt sehen können , wie Anfragen auf Ihre potentiellen Lieferanten wirken können.
Sie möchten als eventuelle Kunden ernst genommen werden und durch Ihre Anfrage auch Geld sparen.

Bitte denken Sie daran, dass auf der "anderen Seite" immer ein Mensch sitzt , der auch ernst genommen werden will.
Jede Anfrage kostet ihn wahrscheinlich mehr Arbeitszeit als das Absenden einer "generell formulierten" Anfrage.
Damit er Ihnen "wirklich ein gutes Angebot" erarbeiten kann , braucht er Informationen , Zeit und auch eine Chance , dadurch eventuell einen Auftrag erhalten zu können.

Sieht er keinen Sinn in der individuellen Bearbeitung , wird er Ihnen genauso wie Ihre Anfrage antworten:
Mit einem Angebot, das ihn keine Zeit kostet und das er auf Knopfdruck absenden kann.
In dem Fall könnten Sie auch gleich einen "Katalogpreis" nehmen und dafür bestellen.

Jeder Anfrager hat es eigentlich selbst in der Hand, wie das Angebot bearbeitet wird und ausfällt.

Ich persönlich bin auch "Anfrager".
Ist es wirklich eilig, greife ich zuerst zum Telefon, kläre es kurz ab und warte dann auf die schriftliche Antwort. Dabei merke ich dann , wie schnell die Anfrage bearbeitet werden kann und kann es forcieren oder mich darauf einstellen.
Merke ich , dass es nicht in meinen eigenen Zeitplan passt , sage ich es direkt , damit sich das Gegenüber keine Arbeit machen muss und ich nicht unnötig warte.

Zwei Sätze am Telefon sind schneller als eine individuelle schriftliche Anfrage. Gleichzeitig wird auch Interesse am Gegenüber gezeigt , was durchaus von Vorteil sein kann.

Anfragen über "Computersysteme" (Shops u.Ä.) werden i.d.R. überall "nebenrangig" oder pauschal bearbeitet. Dabei hängt man dann in einer "Anfrageschleife" wie in einer "Telefonwarteschleife"
>> Sobald ein Mitarbeiter frei ist, wird er sich darum kümmern <<

Als Anfrager erwarte ich persönlich jedoch immer, dass ich auch individuell bearbeitet werde und nicht mit Pauschalen abgespeist werde.

Würde ich eine automatisierte Bearbeitung wollen , würde ich Zeit sparen , indem ich einfach irgendwo im Internet bestellen würde.
Da ist es nicht mehr wichtig, ob ein Computer ein Angebot auswirft oder ob ich ernst genommen werde.
"Preis ist Preis und Tschüss" wie hoch der Preis ausfällt ist egal, Hauptsache ich habe einen, damit ich endlich weiter machen kann.
Privat wäre ich da natürlich "mehr als dumm" . Beruflich würde es zu entsprechenden beruflichen Konsequenzen führen.
Mein Job als Einkäufer ist es schließlich, mich nicht einfach mit Pauschalen abspeisen zu lassen. Dazu gehört eben , dass eine "einfache Anfrage" individuell geklärt werden muss. Nur so bekomme ich die wirklich bestmöglichen Preise.