Wege zum "papierlosen Büro"

[Administrator]

Das "papierlose Büro" ist der Wunschtraum aller Firmen. Es ist das hehre Ziel, das alle im Auge haben.

Folgende Möglichkeiten gibt es, um den Papierverbrauch zu senken

Interne Kommunikation
- Nachrichten per Mail senden
- Notizen in elektronischer Form anfertigen
- Umstieg auf Direktkontakt per Telefon
- zentrales Mitteilungssystem in das alle Fakten direkt und ohne papierbasierte Zwischennotiz eingegeben werden.

Externe Kommunikation
- papierlose Rechnungen per Mail senden
- papierbasierte Rechnungen per ePost senden (der Brief wird erst direkt vor der Zustellung und vom "Postunternehmen" ausgedruckt)
- geschäftliche Korrespondenz per (gesicherter) Mail abwickeln.
- Faxgeräte als Softwarelösung einbinden, so dass Faxe kein Papier verbrauchen
- Scanner , um unterschriebene Dokumente einzuscannen und per Mail zurücksenden zu können.

Wenn unbedingt gedruckt werden muss
- Drucker so kaufen/umrüsten, dass sie automatisch im Duplexverfahren drucken. Die Software wird entsprechend eingestellt (Duplexdruck , doppelseitiger Druck)

- Formulare so optimieren, dass sie auf geringen Papierverbrauch ausgelegt sind.

- Software so einstellen , dass sie Journale und andere Auswertungen automatisch erst einmal auf dem Monitor anzeigt. Nur eine besondere Bestätigung aktiviert den "richtigen Ausdruck"

- alle internen Abläufe so weit wie möglich auf elektronischen Wege optimieren. Nur "letzte Schritte" ausdrucken lassen.

- korrekte Mitarbeiteranweisungen, was "unbedingt" gedruckt werden muss.

- Erst ausdrucken, wenn es unbedingt verlangt wird.(z.B. für Steuerberater und Finanzamt) Viele Belege werden nie "auf Papier" angefordert.

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Erfahrungen in Zusammenarbeit mit Großverbrauchern

Schon ein neues zentrales Warenwirtschaftssystem kann den Verbrauch um das Dreifache steigern.
Der Verbraucher hatte es extra angeschafft, um "endlich papierlos" zu werden. Am Ende reichten die späteren Softwareoptimierungen nur dazu aus, um auf das vorherige Verbrauchsniveau zurück zu kommen.
Sowohl Auswahl als auch Einstellung der Software sind also ausschlaggebend dafür, ob man wirklich Papier spart oder sogar noch mehr als zuvor verbraucht.

Elektronische Lösungen sparen oft nicht so viel ein, wie man zuvor denkt und plant
Ein anderer Verbraucher setzte auf ePost , um eigene Ausdrucke zu vermeiden. Für ihn gab es keine andere Möglichkeit der Vermeidung, da Ausdrucke unbedingt nötig waren.
Geplant war ein Einsparpotential von 85%.

Nach 2 Jahren hatte sich nur eine marginale Einsparung ergeben. Das Sparpotential beim reinen Papierverbrauch lag am Ende doch nur bei 15%.

Obwohl die reine Papiereinsparung nicht nennenswert war , behält der Verbraucher dieses Verfahren jedoch bei.

Sein vorgebrachten Gründe sind:
- 15% Einsparung bei Briefumschlägen und Tinte/Toner
Umschläge und Verbrauchsmaterial für Drucker kosten erheblich mehr als Papier. Trotz fast gleich hohen "Transportgebühren" ergibt sich also ein großes Einsparvolumen

- Einsparung bei den Lohnkosten
Rechnungen müssen "eingetütet" werden.
Auch wenn man dazu spezielle Maschinen und Kuvertierumschläge verwendet werden, bedarf es immer noch Arbeitszeit, die Maschinen zu beschicken und zu beaufsichtigen.

Briefsendungen müssen mit Porto versehen werden.
Trotz Frankiermaschinen geht auch hier eine gewisse (rechnerische) Arbeitszeit verloren.

Briefsendungen müssen an das Transportunternehmen übergeben werden.
Ist das Volumen groß genug , werden sie zwar abgeholt. Sie müssen jedoch trotzdem vorsortiert und für die Abholung vorbereitet werden.
Muss man sie selber bringen , fallen zusätzlich Wegekosten und Arbeitszeit an.

Diese Firma hatte also nicht das geplante Einsparvolumen an reinem Papier gehabt. "Papierlos" wird immer ein Wunschtraum bleiben. Durch die Umstellung hat sie aber an anderer Stelle viel mehr eingespart.

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Das waren jetzt nur zwei Beispiele , die zeigen , wie sich Sparpläne am Ende auswirken können .

Papier zu sparen soll dem Umweltschutz dienen.
Die erste Firma hat ihr Ziel leider komplett verfehlt. Es war der falsche Ansatz zum Papiersparen , um die Umwelt zu schonen.

Die zweite Firma hat, trotz nur marginaler Einsparung, sowohl sich selbst als auch der Umwelt "Gutes getan".
Der effektive Verbrauch an Papier und anderem Verbrauchsmaterial ist zwar nicht gesunken, sondern wurde nur extern verlagert.

Durch den Einsatz der elektronischen Übermittlung bis kurz vor das Ziel (an dem dann alles gedruckt wird) ergibt sich aber eine viel geringere Umweltbelastung .
Die Briefe werden nun nicht mehr Hunderte an Kilometern auf Straße und Schiene transportiert , sondern nur noch "auf den letzten Kilometern".
Die kompletten Umweltbelastungen für den Langstreckentransport entfallen also durch den Ersatz von elektronischer Übermittlung.